Tietosuoja tarkoittaa henkilön, jonka tietoja käsitellään, oikeuksien toteutumista henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Henkilötieto puolestaan tarkoittaa tietoja, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.
Tässä selosteessa ”me” viittaa henkilötietojen käsittelyyn seuraavissa Biolan -konsernin yhtiöissä: Biolan Oy, Novarbo Oy, Biolan Ekoasuminen Oy, Favorit Tuote Oy, Kiertoravinne Oy (Biolan Group, Suomi). Seloste on konsernin yhteinen ja rekisterinpitäjänä toimii Biolan Oy ja/tai se konsernin yhtiöstä, jonka kanssa asioit.
Toimintamme kannalta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Noudatamme menettelytapoja ja prosesseja, joilla suojataan henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja sen, mihin kerättyjä tietoja käytetään. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat palveluidemme käyttäminen. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös työntekijöidemme ja työnhakijoiden sekä muiden yhteistyökumppaniemme henkilöstön henkilötietojen käsittelyyn.
2. Miksi käsittelemme henkilötietoja ja millä perusteella?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotta:
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Pyydämme sinulta tietyissä tilanteissa suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin tai joidenkin erityisryhmiin kuuluvien tietojen käsittely. Suostumuspyyntö sisältää tietoa kyseisten tietojen käsittelystä. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Kun markkinoimme palveluitamme tai tuotteitamme markkinointikohderyhmiin kuuluville henkilöille, potentiaalisille asiakkaille tai nykyisille asiakkaillemme, käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella. Meillä on oikeutettu etu markkinoida palveluitamme ja tuotteitamme eri tavoin. Haluamme tarjota markkinointikohderyhmiin kuuluville henkilöille mahdollisimman kiinnostavaa tietoa ja markkinointia esimerkiksi nettisivuillamme sekä sosiaalisen median kanavissamme. Lisäksi voimme markkinoida meidän tai kolmannen osapuolen palveluita esimerkiksi uutiskirjeillä tai kutsuilla tapahtumiin. Saatamme hyödyntää markkinoinnissamme sosiaalisen median työkaluja, kuten erilaisia kohderyhmiä. Analysoimme sähköpostikampanjoitamme sekä nettisivujemme ja sosiaalisen median kanaviemme toimintaa. Näin pystymme arvioimaan esimerkiksi markkinointikampanjoidemme toimivuutta. Tämä tieto on pohjana liiketoimintamme kehityksessä ja tulevissa markkinointitoimenpiteissä.
Meillä on myös oikeutettu etu kehittää tuotteitamme ja palveluitamme. Liiketoimintaamme liittyvien prosessien ja järjestelmien kehittäminen saattavat perustua henkilötietojen käsittelyyn. Tähän saattaa myös liittyä henkilötietojen käsittelyä väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja selvittämiseen.
Hoitaessamme sopimuksista johtuvat velvoitteemme käsittelemme henkilötietoja sopimuksen, kuten palvelu-, työ- tai toimeksiantosopimuksen perusteella. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme lainsäädännöstä, kuten kirjanpito- ja verolainsäädännöstä, johtuvat velvoitteemme.
3. Mitä tietoja keräämme?
Keräämme tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:
A) Meille antamasi tiedot
Sivustoilla ja palvelussamme kysytään esimerkiksi yhteystietojasi tilatessasi uutiskirjeen, ilmoittautuessasi tapahtumaan, jättäessäsi palautetta tai yhteydenottopyynnön. Kun luot tilin, annat meille vähintään kirjautumistietosi sekä palvelun toimivuuden edellyttämiä tietoja kuten nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Lisäksi käsittelemme tilaustietojasi. Jossakin tapauksissa henkilötunnuksen käsittely saattaa olla tarpeellista esimerkiksi asiakkaan yksilöimistä varten perinnässä.
B) Tiedot, joita saamme muilta
Saatamme saada tietoja sinusta kumppaneiltamme, kuten tiedon mainoskampanjamme onnistumisesta silloin, kun mainontaamme julkaistaan esimerkiksi alustoilla.
C) Palveluiden käytöstä havainnoidut ja johdetut tekniset tiedot:
Käytämme erilaisia teknologioita (mukaan lukien evästeitä) kerätäksemme ja säilyttääksemme tietoa sivuston ja sen palveluiden käyttäjistä ja vierailijoista. Sivustollamme käytössä olevista evästeistä kerromme enemmän evästeselosteessamme ja evästeitä voit hallita evästesuostumuksella.
D) Muista lähteistä kerätyt tiedot
Tietyissä tapauksissa Keräämme henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestörekisteri, verohallinnon rekisterit) ja kaupallisilta tiedonvälittäjiltä.
4. Kuinka kauan käyttäjien tietoja säilytetään?
Säilytämme käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan palvelun tarjoamista varten tai lain salliman enimmäisajan.
5. Kenelle voimme jakaa tietojasi?
Palveluntarjoajat
Siirrämme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluitamme tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa. Tällöin palveluntarjoajat käsittelevät tietoja lukuumme.
Oikeudellisista syistä
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.
6. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Automatisoidulla päätöksenteko tarkoittaa päätöstä, joka perustuu automaattiseen käsittelyyn ja jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Emme käytä toiminnassamme automatisoitua päätöksentekoa.
Profiloinnilla puolestaan tarkoitetaan automaattisesti tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, johon liittyy esimerkiksi henkilön kiinnostuksen kohteiden tai käyttäytymisen arviointia tai ennakointi. Saatamme käyttää profilointia markkinoinnissamme siten, että pyrimme kohdentamaan sopivimpia ja kiinnostavimpia tuotteita ja palveluita kullekin asiakkaalle.
7. Kansainväliset tietojen siirrot
Pyrimme toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietoja EU- tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen.
Palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös muualla sijaitsevia toimijoita, palveluja ja palvelimia käyttäen. Tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää eri maiden välillä. Tällaiset siirrot voivat sisältää henkilötietojen siirtoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle sellaisiin maihin, joiden henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö poikkeaa Suomen lain vaatimuksista. Huolehdimme tällöin henkilötietojen suojan riittävästä tasosta esimerkiksi sopimalla asiasta henkilötietojen käsittelijän kanssa.
8. Tietojen suojaus
Tietoturva varmistetaan asianmukaisilla hallinnollisilla, teknisillä ja fyysisillä suojaustoimilla.
9. Alaikäiset
Tarjoamamme palvelu ei ole suunnattu alaikäisille emmekä erityisesti kerää alaikäisten henkilötietoja. Pyydämme alaikäisiä hankkimaan huoltajan suostumuksen ennen kuin alaikäinen tallentaa henkilötietojaan. Suosittelemme huoltajia säännöllisesti seuraamaan huollettaviensa Internetin ja sivustomme käyttöä.
10. Kolmansien palvelut
Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain meidän tarjoamaamme palveluun emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä sivustojen tietosuojaselosteet.
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muutoksia, ilmoitamme näistä muutoksista aina tässä tietosuojaselosteessa.
12. Sinun oikeutesi
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja käsitellään.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.
Oikeus vastustaa tiedon käsittelyä
Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka on sisällytetty kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.
13. Oikeuksiesi käyttäminen
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi varmentamiseksi. Otathan myös huomioon, että toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvollisuuksia esimerkiksi tietojen säilyttämiseen liittyen, ja siksi meillä voi olla velvollisuus käsitellä henkilötietojasi, vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.
Mikäli koet henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle.
14. Kehen voin ottaa yhteyttä?
Yhteyttä tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä meihin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@biolan.fi.
